1 通論篇
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甲戌秋 宜賓 毛坤體六初稿[1]
1.1 檔案序說
1.1.1 檔案之名稱、性質及其意義
檔，音黨，亦音當。
《玉篇》：“木床也。
”《類篇》謂：“橫木框，檔。
”框即檔，乃所以安置門窗架格之屬者也。
案與桉，按均通。
《說文》謂為“幾屬”。
幾案為人所憑之物，故引申轉變為凡可以依據之物，亦稱“案”。
古書用案字者，多案治、案理、案察、案考、案驗、案據連用。
故案字有治理、察驗、考據、依從等義。
其詳見《辭通》所引。
“檔案”連稱，則以此種成案或例案，多庋于框檔、木架之上也。
楊賓《柳邊紀略》謂：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案、曰檔子，以積累多，貫皮條挂壁若檔故也。
然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。
”是也。
官署案卷，清初稱為檔子，内閣設有漢檔子房。
例案，《中華大字典》謂：“今稱例案曰檔案，以庋案卷于檔得名。
”《康熙字典》引《正字通》：“凡官府興除成例及獄訟論定者，皆曰案。
”案牍，《辭源》：“官中文書也。
”公文，《辭源》：“公文謂官員及官署之往複文書也，亦稱公文書。
”官書，《辭源》：“官書，公文也。
《周禮》掌官書以贊治，又公家所刊所藏之書。
”呂祖謙《白鹿洞書院記》：“祖宗尊右儒術，分之官書，命之祿秩。
”又今稱公家所頒法令等曰官書，亦曰官文書。
西文相當于中文檔案一意之詞，亦有數詞。
①阿恺夫斯（archives）,《标準字典》釋曰：“阿恺夫者，保藏檔案文件之所也。
尤指足以考證曆史之公共文書。
”并雲與此詞意義相近之詞有：②年鑒（annuals），年鑒者，每年之紀錄也。
③編年史（chronicles），編年史者，以年月為綱，以事實為目，而系屬于其下也。
此兩者之為書，皆缺乏特别某點選擇及懲前毖後之眼光。
④史書（history），史書者，選擇分類各種史料，而以其關系重要為根據者也。
阿恺夫斯，乃公共之記錄，可以為年鑒，可以為編年史，可以為其他行事之記錄。
⑤言行錄（memoirs），言行錄者，個人生活之記錄也。
⑥紀念品（memorials），紀念品者，不僅錄諸文字者，即其他實物，亦可包含在内。
阿恺夫斯，可以包含法律之記錄及簿冊。
⑦契據（muniments），契據者，在法律上人可依據之以保證其權利者也。
《韋氏字典》、《牛津字典》述阿恺夫斯之義與此略同。
《大英百科全書》對于此詞所述甚少，僅曰阿恺夫一詞，通常多用其複數。
阿恺夫斯而用以指儲藏載記、憲章及其他文件之屬于國家、社會、家族者之地方；然近日常用以指示載記、憲章等之自身矣。
而檔案之說明，乃在于載記（record）一詞之下。
《韋氏字典》釋載記曰：“凡記錄公共團體或官府某時代之官家文件，謂之載記。
”《大英百科全書》及芮伊（Rye）氏之《倫敦圖書館指南》釋此載記一字，皆引英國官檔局（EnglishPublicRecordOffice）一八三八年《保存檔案法規》中所規定之義，曰：“載記者，案卷（rolls），記錄（records），令狀（writs），書籍（books），議事錄（proceedings），法令（decrees），法案單據（bills），委任狀（warrants），聞見報告（accounts），文件（papers），及其他一切英國有公共性質（publicnature）之打口門（documents）也。
”打口門一詞，《綜合字典》譯為官文書、公文等。
《标準字典》釋為：“官文書者，凡足以傳達消息或證據之手稿或印刷品皆官文書也。
如法律或政治檔案是也。
”《大英百科全書》釋打口門曰：“嚴格言之，在法律中凡足以用為證據或證明之書寫的或印刷品的物品，甚至碑文、牌記，凡可以閱讀如圖像、照片、印鑒等，皆可供打口門之用。
廣泛言之，此詞乃用以表明凡書寫或印刷之文件，足以供某種題材之消息或證據者是也。
”普通稱publicdocumentsorgovernmentdocuments為官文書或政府檔案。
英人金肯生（HilaryJenkinson）所著《檔案管理法》（AManualofArchiveAdministration,1922）乃專門研究檔案管理之書。
其解釋檔案則又較以上所述各說更為落實。
彼以為欲明檔案之意義，須先明檔案之性質。
何為檔案，金氏以為檔案有record及archives二詞可用。
record一詞論其通義，過于廣泛；論其專義，則又太專，常人不易了解。
archives一詞，各國語言均喜引用，故今亦采用之。
其本義乃指儲藏公共文件或曆史文件之地，其後乃引申為檔案之本身者。
揆其性質，約有以下諸義：①archives者，即documents也，為官務中之一部分，而藏以待參考者也。
②凡為一官務而制作之文件及應包含于一官務中之文件，皆檔案也。
譬如于報上剪下一與某項官務相關之紙片，而與該項官務文件置于一處者，日後亦是檔案。
③document之定義：在無論何項材料上之所有寫稿，所有以寫字機器所作成之字體，及所有以機械式之鉛字、木字、銅版等重新制成之字體，再加所有其他各項實體之證據，無論其包含于檔案之字順或數号中否，成為其一部分者，或為附件者，或極有理由可假定其為一部分或附件者，均是。
④私人或團體所作成之集件，在其職守内之官務或事務檔案中者。
⑤文件用以保存于檔案室中者。
⑥置于無污點之檔案室中者。
要之檔案之性質，第一是無偏無頗，第二是真實可靠。
但檔案室如被破壞時，須防其有僞赝。
故檔案必須在某種完善可信之檔案管理系統中傳下者方為可靠。
經過私人及不完善之檔案保管室收藏者，即有流弊[2]。
最後金氏下檔案之定義曰：“檔案者，其作成乃為自己行政過程中之用，而随即保存于其自己之檔案室中，為該項檔案之負責人或法定之繼承人自己參考之材料者也（檔案非為後人而作，非為曆史而作）。
” 由以上種種論說，對于檔案有各種不同之觀點，試分析言之： 自時間言，有以為凡一切公文案件，自收到以至于其存在之日，均為檔案。
有以為須一切公文案件，現已完全不用而移于他處以存儲者，方謂之檔案，如清軍機處檔案，内閣檔案等是。
吾人今自管理及實用之觀點言之，主張前說。
以後之讨論，皆以此為範圍。
自空間言，有以為須政府機關之公文案件，方得謂之檔案。
有以為凡政府機關、公共團體、企業組合之公文函件，均可謂之檔案。
吾人今自管理及實用之觀點言之，主張後說，以後之讨論，皆以此為範圍。
換言之，即吾人對于檔案之範圍無論自時間或空間言，皆取廣泛之義也。
1.1.2 檔案之目的及功用 徐旭生先生《保存例案議》[3]有雲：“例案也叫作案卷，凡各衙門所藏的冊籍、訴訟稿件、往來的公文全包括在裡面……如果曆史家真曉得搜集它、批評它、利用它，它那裡面材料的豐富，紀錄的翔實，遠不是什麼奏議檔案、紅本所能比拟的。
”并且他舉出四種重要的關系：第一與文字史的關系；第二與器物史的關系；第三與風俗史的關系；第四與經濟史的關系。
并雲：“例案就是人民生活的反射，并且比較的為一種忠實的反射。
如果專修廟堂史，則檔案中史料好，欲求民間情況則例案好。
”徐先生系将中央檔案稱為檔案，其功用是可以為修全國史書，即所謂廟堂史之材料。
地方檔案，稱為例案，其功用是可以為民間生活史之史料，總之不外“檔案者，史料也”之見解。
美國曆史學會出版一書《地方檔案之保存》，亦曰：“地方檔案最關重要，以其确為人民實際生活之寫照也。
”義與此同。
清章學誠《校雠通義·外篇》有《州縣請立志科議》，其目的亦無非在于積數十年之久，則訪能文學而通史裁者，筆削以為成書（志書）也。
梁任公《中國曆史研究法》有雲：“曆代官署檔案，汗牛充棟，其有關史迹者，千百中僅一二，而此一二或竟為他處所絕不能得。
檔案性質本極可厭，在平時固已束諸高閣，聽其蠹朽。
每經喪亂，辄蕩無複存。
舊史紀志兩門，取材什九出檔案。
檔案被采入者，則附其書以傳；其被擯汰者，則永永消滅。
而去取得當與否，則視乎其人之史識。
其極貴重之史料，被史家輕輕一抹而宣告死刑以終古者，殆不知凡幾也。
二千年間，史料之罹此冤酷者，計複何限。
往者不可追矣，其現存者之運命，亦危若朝露。
吾三十年前在京師，曾從先輩借觀總理衙門舊檔鈔本千餘冊，其中關于鴉片戰役者便四五十冊，他案稱是。
雖其中多極可笑之語，然一部分之事實含在焉，不可誣也。
其中尤有清康熙間與俄、法往複文件甚多，其時法之元首則路易十四，俄之元首則大彼得也；試思此等文件在史料上之價值當居何等？今外交部是否尚有全案，此鈔本尚能否存在，而将來所謂‘清史’者能否傳其要領于百一，舉在不可知之數。
此可見檔案之當設法簡擇保存，所關如是其重也。
”梁氏對于檔案之觀點，雖認為有重要與不重要者，然其所謂重要者，亦全在乎史料上之價值也。
檔案之有曆史上之功用，吾人固不否認。
但吾人之所以保存檔案及檔案之本身，是否全為後人而作，全為史料之故，則未盡然。
檔案之本身乃為事務進行中傳達彼此之意見，堅固彼此之立場，便利彼此之工作；吾人之所以保存之管理之者，乃供給上述種種之參考也。
檔案本身之功用及其現在之功用，乃檔案之第一要義，曆史性質及供他人研究之用者，乃檔案之第二意義也。
至于私人之偶獲檔案，以為古董；及博物院之以檔案為美術品而陳列展覽之用者，更非吾人所謂保管經營檔案重要之意義矣。
因此吾人于保管老檔之法盡量研究外，對現行新檔保管之法，尤特為留意焉。
1.1.3 檔案保管人與檔案保管機關 檔案之本身含有公證二字在内。
公者言其文件曾經多人之參加，證者言其文件在法律上有證明某事之價值也。
因是保管檔案之人及保管檔案之機關，亦須在公務上或法律上有根據，方可真正稱為保管人與保管機關而不影響于檔案之真僞。
譬如餘今作一文，不能稱為檔案，而一借錢契約可以為檔案也。
則試分析此契約，于債權者與債務者之外，必尚有一公證人或擔保人。
否則其錢不還時，各置一詞，即不能解決。
又債權者持此券當然有效，設另一人持此券，則其有效與否，須視債權人與另一人之間有否法定之手續以為斷。
故今所謂檔案保管人，第一須有學術上之資格，方可對于檔案物質上之護持，及人事上之護持，兩方面曲盡其力。
第二須有法律上或地位上之資格，方可護持檔案，不緻為大力者負之而趨，兼以取信于現在及将來。
換言之，即保管人須為保管機關人員之一部分。
至于保管機關之情形，可有種種不同。
然其前後彼此移轉交替之間，必須有法律上之根據，則一也。
考檔案所在之處，有即其處之所制造者，有僅為其處之所有者。
前者稱為制檔者（archivemaking），後者稱為有檔者（archiveowning）。
而此制檔者與有檔者又各有不同：①産生此檔案之行政組織現尚存在進行者；②一新的行政組織繼續進行其同樣之工作者；③其行政組織雖存在作用而其檔案部分已停止作用者；④行政組織及檔案作用均已停頓而合并或轉移檔案于他機關者。
1.1.4 中國過去檔案之大概情形 曆代政府檔案，皆系該代之重要史料，然而大抵須編輯成書，方能流布。
其以散帙原文傳世者，除清代時間距今較近外，極為罕見。
即經編成粗形之官書，迨該代正史出現後，亦多失傳。
如高氏《史略》有《唐二十二朝史錄》，晁、陳二家書目有《元豐廣案》百卷、《嘉祐禦史台記》五十卷、《國朝會要總類》五百八十八卷、明《文淵閣書目》有《經史大典》七百八十一冊、《太常集禮稿》百冊、《大元通利》四十五冊，均未見傳本。
曆代地下之發現，如《汲冢書》，據《晉書·束皙傳》所載，大凡七十五篇，無可稱為檔案者，且皆已亡佚，不可考矣。
敦煌石室所出，據各家所載，亦以寫經為多，間有一二契約官事之文。
安陽龜甲，所述皆當時祭祀禱告之文，可稱為殷商之檔案。
餘尚無特殊之發現也。
[4] 清初内閣檔子房，為存儲檔案之所，并責内閣專司其事。
天聰三年設文館于盛京，十年改文館為内三院，一曰内國史院，一曰内秘書院，一曰内弘文院。
内國史院即專司編纂起居注、實錄等事。
順治二年以翰林官分隸三院，俱改内閣銜，稱内翰林院、内秘書院、内弘文院。
十八年複改内國史院、内秘書院、内弘文院，裁翰林院。
康熙九年仍改内閣，另設翰林院如舊制。
詳見《大清會典·事例卷》十一。
清之内閣，其執掌仍如明代之内閣。
《明史·職官志》謂：“内閣凡上達之诏诰、制書、冊文，下達之題奏、表章、講書、狀文冊、揭帖，皆審署申覆。
”清初檔案，自盛京移入北京，即由内閣編纂保管，曆代不絕。
其一切舊檔，皆在内閣大庫中。
至清宣統年間，内閣大庫樓壞，大學士張之洞奏請以大庫所藏書籍設學部圖書館，其舊檔則主焚銷。
後應學部參事羅振玉之請，罷免焚銷。
民國初年，移于午門曆史博物館。
至于檔冊實錄存貯之所，吾人所知者，有沈陽故宮、北平故宮，及分散于曆史博物館、北京大學、中央研究院曆史語言研究所等處。
[5] 遼甯舊檔，有滿洲實錄，崇谟閣漢文舊檔、滿文老檔等。
北平故宮檔案整理刊行者，有《清太祖努爾哈赤實錄》、《文獻叢編》、《史料旬刊》、《清代文字獄檔》、《清軍機處檔案目錄》等。
其他午門曆史博物館所存檔案，民國十年頃因經費支绌，遂将檔冊八千餘麻袋售于紙商同懋增，以重造紙。
羅氏見之，乃以四千元購之。
後歸江西李盛铎。
民國十八年國立中央研究院以二萬元購回，存于曆史語言研究所。
整理後印有《明清史料》十冊。
尚有清太祖、太宗之實錄、聖訓未印。
餘存于曆史博物院者，蔡元培先生請歸北京大學，設北京大學明清史料研究會整理之。
已整理就緒者，有《清太宗實錄》十六冊、《清太宗聖訓底稿殘本》十六冊、《明季兵部提行彙稿》等。
其間保存者之整理出版者，午門曆史博物館有《滿清入關前與朝鮮交涉之史料》，羅振玉輯有《史料叢刊》等。
[6] 故宮博物院之檔案，據其報告有雲：“檔冊中如乾清宮實錄大庫，皇史宬之清代曆朝實錄、聖訓、起居注，暨南三所硃批、玉旨、留中、奏折、題本，宗人府玉牒，内務府檔案，及軍機處檔案等，約千餘架。
輿圖、畫像及冊寶各千餘件。
明代玉冊尤有存焉。
” 曆史語言研究所之檔案，據其十八年報告有雲：“内閣檔案原為清代内閣大庫所藏。
清内閣在雍乾以前為國家庶政所自出之地，在雍乾以後尤為制诰典冊之府，所存檔案，皆當時構成史迹者自身之叙述。
又清初纂修《明史》及《三朝實錄》，搜集啟、祯兩代案卷。
沈陽陪都舊檔，并為内閣所掌。
清宣統元年大庫室壞，此項檔案由内閣移交學部。
民國二年，教育部設曆史博物館，即将此項檔案移入。
十年，曆史博物館因經費短绌，遂将此項檔案大部較破碎者售出，輾轉為寄居天津之李木齋氏購得。
本所成立之初，即思利用此項史料為研究對象。
十七年十二月，由北京大學教授馬叔平氏介紹，開始與李氏接洽購回，旋議定以一萬八千元為代價。
蓋即李原付價及曆年為此所付之遷移、房租等費。
十八年五月，本所由廣州遷至北平，始預備接收，并勘得曆史博物館午門西翼樓為堆存整理之所。
七月由教育部将該館撥給本院，委托本所管理。
八、九兩月，經編輯員徐中舒率同書記尹煥章将平津兩處檔案陸運，存午門樓上，同時并修理午門東西廊房，購置用具，為整理之預備。
九月底由研究員傅斯年，編輯委員徐中舒并招雇書記六人、工人十九人初步整理。
……此項檔案與北京大學研究所國學會及故宮博物院所存者，其整理工作難易相差甚遠。
大概北京大學所存者，皆内閣檔案中較整齊之案件；故宮博物院所存軍機處檔案，不但整齊，且有目錄可檢。
而此項檔案數量既钜，約十六萬餘斤，由曆史博物館售出時即已破碎，及輾轉遷移之後，更加零亂不堪。
” 清軍機處檔案，乃軍機處所抄錄清代内外章奏及上谕等之存稿也。
先是内外奏章均由内奏事處送呈皇帝閱覽，覽畢交軍機處抄錄副本，将原件發還，所抄之件存方略館，民國成立仍存原處。
迨民國三年，國務院呈請大總統将此項檔案移置于國務院集靈囿。
民國十五年，複由國務院将此項檔案與方略館及楊守敬觀海堂圖書撥歸故宮博物院整理。
……移置景山西大高殿内，計圖書五十五架，檔案大小七十五架，圖書貯于前殿，檔案貯于後殿，移後由院中文獻部整理。
此項兩次搬遷，極為淩亂，乃先按其朝代年月逐件整理。
……計自雍正初年至宣統末年，所有檔冊折包共庋四十九架。
凡檔冊七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，約八十餘萬件。
其詳目見《軍機處檔案編年目錄》。
按軍機處舊檔，自雍正以來二百年間，軍事機密，胥具于是。
軍機處事務原屬内閣，自雍正年間設軍機處後，内閣權勢遂衰。
趙翼《簷曝雜記》雲：“軍機處本内閣之分局，國初承前明舊制，機務出納悉關内閣……如唐翰林學士掌内制也……雍正年間，用兵西北兩路，以内閣在太和門外，儤直者多，慮漏洩事機，始設軍需房于隆宗門内。
” 清升平署檔案。
升平署為清代内庭演劇之地，乾嘉時代名曰南府，道光七年始改此名。
此檔原存海鹽朱氏，今歸北平圖書館，都五百三十冊，計十四種。
至德周明泰有《清升平署存檔事例漫抄》（《幾禮居戲曲叢書》第四種）,《燕京學報》第十期有朱希祖《整理升平署檔案記》可參看。
[7] 民國以來仍立都北京，故政府檔案悉存北京。
政府南遷後，北京政府各部檔案，一時未能南移，故各部多設有北平檔案保管處。
今已漸次移京合并整理矣。
近自内政部成立行政效率委員會以來，對于公文函牍力拟改革，故整理檔案之聲日甚。
在《行政效率》半月刊上，關于檔案之文亦時有發表。
皆各就其一部分之情形立論，尚未能有澈通之法也。
1.1.5 西洋檔案之大概情形 西洋各國之檔案管理方法，多較我國進步，故其所存檔案甚多。
即一國一省一城一鎮之檔案，言其詳亦非易事。
茲不過就其大概情形言之。
《大美百科全書》Record—Public下有雲：“古代對于檔案之保存甚鮮注意，惟帝王酋長之行事記載，确曾保存之。
由尼尼微及巴比侖之泥版書（theclaytabletsofNinevehandBabylon）可以見之。
但其中之所記載，多偏于軍旅之行蹤，王朝之炫耀，而法律及影響于公衆之事件則甚少。
然文化進步，法律日繁，制定保藏，于是真正之檔案生焉。
當時之法規布告等，多書于羊皮紙及堅韌耐久之材料上，或榜于通衢（postedinapublicplace），或傳令州縣，以曉谕百姓。
故西曆三百零三年之羅馬法律裱于十二木牌之上，置之公共場所（forum），以展覽之，所謂十二表法（twelvetables）是也。
中古時代法律亦多書于羊皮紙上，存于官廳，惟判
《玉篇》：“木床也。
”《類篇》謂：“橫木框，檔。
”框即檔，乃所以安置門窗架格之屬者也。
案與桉，按均通。
《說文》謂為“幾屬”。
幾案為人所憑之物，故引申轉變為凡可以依據之物，亦稱“案”。
古書用案字者，多案治、案理、案察、案考、案驗、案據連用。
故案字有治理、察驗、考據、依從等義。
其詳見《辭通》所引。
“檔案”連稱，則以此種成案或例案，多庋于框檔、木架之上也。
楊賓《柳邊紀略》謂：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案、曰檔子，以積累多，貫皮條挂壁若檔故也。
然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。
”是也。
官署案卷，清初稱為檔子，内閣設有漢檔子房。
例案，《中華大字典》謂：“今稱例案曰檔案，以庋案卷于檔得名。
”《康熙字典》引《正字通》：“凡官府興除成例及獄訟論定者，皆曰案。
”案牍，《辭源》：“官中文書也。
”公文，《辭源》：“公文謂官員及官署之往複文書也，亦稱公文書。
”官書，《辭源》：“官書，公文也。
《周禮》掌官書以贊治，又公家所刊所藏之書。
”呂祖謙《白鹿洞書院記》：“祖宗尊右儒術，分之官書，命之祿秩。
”又今稱公家所頒法令等曰官書，亦曰官文書。
西文相當于中文檔案一意之詞，亦有數詞。
①阿恺夫斯（archives）,《标準字典》釋曰：“阿恺夫者，保藏檔案文件之所也。
尤指足以考證曆史之公共文書。
”并雲與此詞意義相近之詞有：②年鑒（annuals），年鑒者，每年之紀錄也。
③編年史（chronicles），編年史者，以年月為綱，以事實為目，而系屬于其下也。
此兩者之為書，皆缺乏特别某點選擇及懲前毖後之眼光。
④史書（history），史書者，選擇分類各種史料，而以其關系重要為根據者也。
阿恺夫斯，乃公共之記錄，可以為年鑒，可以為編年史，可以為其他行事之記錄。
⑤言行錄（memoirs），言行錄者，個人生活之記錄也。
⑥紀念品（memorials），紀念品者，不僅錄諸文字者，即其他實物，亦可包含在内。
阿恺夫斯，可以包含法律之記錄及簿冊。
⑦契據（muniments），契據者，在法律上人可依據之以保證其權利者也。
《韋氏字典》、《牛津字典》述阿恺夫斯之義與此略同。
《大英百科全書》對于此詞所述甚少，僅曰阿恺夫一詞，通常多用其複數。
阿恺夫斯而用以指儲藏載記、憲章及其他文件之屬于國家、社會、家族者之地方；然近日常用以指示載記、憲章等之自身矣。
而檔案之說明，乃在于載記（record）一詞之下。
《韋氏字典》釋載記曰：“凡記錄公共團體或官府某時代之官家文件，謂之載記。
”《大英百科全書》及芮伊（Rye）氏之《倫敦圖書館指南》釋此載記一字，皆引英國官檔局（EnglishPublicRecordOffice）一八三八年《保存檔案法規》中所規定之義，曰：“載記者，案卷（rolls），記錄（records），令狀（writs），書籍（books），議事錄（proceedings），法令（decrees），法案單據（bills），委任狀（warrants），聞見報告（accounts），文件（papers），及其他一切英國有公共性質（publicnature）之打口門（documents）也。
”打口門一詞，《綜合字典》譯為官文書、公文等。
《标準字典》釋為：“官文書者，凡足以傳達消息或證據之手稿或印刷品皆官文書也。
如法律或政治檔案是也。
”《大英百科全書》釋打口門曰：“嚴格言之，在法律中凡足以用為證據或證明之書寫的或印刷品的物品，甚至碑文、牌記，凡可以閱讀如圖像、照片、印鑒等，皆可供打口門之用。
廣泛言之，此詞乃用以表明凡書寫或印刷之文件，足以供某種題材之消息或證據者是也。
”普通稱publicdocumentsorgovernmentdocuments為官文書或政府檔案。
英人金肯生（HilaryJenkinson）所著《檔案管理法》（AManualofArchiveAdministration,1922）乃專門研究檔案管理之書。
其解釋檔案則又較以上所述各說更為落實。
彼以為欲明檔案之意義，須先明檔案之性質。
何為檔案，金氏以為檔案有record及archives二詞可用。
record一詞論其通義，過于廣泛；論其專義，則又太專，常人不易了解。
archives一詞，各國語言均喜引用，故今亦采用之。
其本義乃指儲藏公共文件或曆史文件之地，其後乃引申為檔案之本身者。
揆其性質，約有以下諸義：①archives者，即documents也，為官務中之一部分，而藏以待參考者也。
②凡為一官務而制作之文件及應包含于一官務中之文件，皆檔案也。
譬如于報上剪下一與某項官務相關之紙片，而與該項官務文件置于一處者，日後亦是檔案。
③document之定義：在無論何項材料上之所有寫稿，所有以寫字機器所作成之字體，及所有以機械式之鉛字、木字、銅版等重新制成之字體，再加所有其他各項實體之證據，無論其包含于檔案之字順或數号中否，成為其一部分者，或為附件者，或極有理由可假定其為一部分或附件者，均是。
④私人或團體所作成之集件，在其職守内之官務或事務檔案中者。
⑤文件用以保存于檔案室中者。
⑥置于無污點之檔案室中者。
要之檔案之性質，第一是無偏無頗，第二是真實可靠。
但檔案室如被破壞時，須防其有僞赝。
故檔案必須在某種完善可信之檔案管理系統中傳下者方為可靠。
經過私人及不完善之檔案保管室收藏者，即有流弊[2]。
最後金氏下檔案之定義曰：“檔案者，其作成乃為自己行政過程中之用，而随即保存于其自己之檔案室中，為該項檔案之負責人或法定之繼承人自己參考之材料者也（檔案非為後人而作，非為曆史而作）。
” 由以上種種論說，對于檔案有各種不同之觀點，試分析言之： 自時間言，有以為凡一切公文案件，自收到以至于其存在之日，均為檔案。
有以為須一切公文案件，現已完全不用而移于他處以存儲者，方謂之檔案，如清軍機處檔案，内閣檔案等是。
吾人今自管理及實用之觀點言之，主張前說。
以後之讨論，皆以此為範圍。
自空間言，有以為須政府機關之公文案件，方得謂之檔案。
有以為凡政府機關、公共團體、企業組合之公文函件，均可謂之檔案。
吾人今自管理及實用之觀點言之，主張後說，以後之讨論，皆以此為範圍。
換言之，即吾人對于檔案之範圍無論自時間或空間言，皆取廣泛之義也。
1.1.2 檔案之目的及功用 徐旭生先生《保存例案議》[3]有雲：“例案也叫作案卷，凡各衙門所藏的冊籍、訴訟稿件、往來的公文全包括在裡面……如果曆史家真曉得搜集它、批評它、利用它，它那裡面材料的豐富，紀錄的翔實，遠不是什麼奏議檔案、紅本所能比拟的。
”并且他舉出四種重要的關系：第一與文字史的關系；第二與器物史的關系；第三與風俗史的關系；第四與經濟史的關系。
并雲：“例案就是人民生活的反射，并且比較的為一種忠實的反射。
如果專修廟堂史，則檔案中史料好，欲求民間情況則例案好。
”徐先生系将中央檔案稱為檔案，其功用是可以為修全國史書，即所謂廟堂史之材料。
地方檔案，稱為例案，其功用是可以為民間生活史之史料，總之不外“檔案者，史料也”之見解。
美國曆史學會出版一書《地方檔案之保存》，亦曰：“地方檔案最關重要，以其确為人民實際生活之寫照也。
”義與此同。
清章學誠《校雠通義·外篇》有《州縣請立志科議》，其目的亦無非在于積數十年之久，則訪能文學而通史裁者，筆削以為成書（志書）也。
梁任公《中國曆史研究法》有雲：“曆代官署檔案，汗牛充棟，其有關史迹者，千百中僅一二，而此一二或竟為他處所絕不能得。
檔案性質本極可厭，在平時固已束諸高閣，聽其蠹朽。
每經喪亂，辄蕩無複存。
舊史紀志兩門，取材什九出檔案。
檔案被采入者，則附其書以傳；其被擯汰者，則永永消滅。
而去取得當與否，則視乎其人之史識。
其極貴重之史料，被史家輕輕一抹而宣告死刑以終古者，殆不知凡幾也。
二千年間，史料之罹此冤酷者，計複何限。
往者不可追矣，其現存者之運命，亦危若朝露。
吾三十年前在京師，曾從先輩借觀總理衙門舊檔鈔本千餘冊，其中關于鴉片戰役者便四五十冊，他案稱是。
雖其中多極可笑之語，然一部分之事實含在焉，不可誣也。
其中尤有清康熙間與俄、法往複文件甚多，其時法之元首則路易十四，俄之元首則大彼得也；試思此等文件在史料上之價值當居何等？今外交部是否尚有全案，此鈔本尚能否存在，而将來所謂‘清史’者能否傳其要領于百一，舉在不可知之數。
此可見檔案之當設法簡擇保存，所關如是其重也。
”梁氏對于檔案之觀點，雖認為有重要與不重要者，然其所謂重要者，亦全在乎史料上之價值也。
檔案之有曆史上之功用，吾人固不否認。
但吾人之所以保存檔案及檔案之本身，是否全為後人而作，全為史料之故，則未盡然。
檔案之本身乃為事務進行中傳達彼此之意見，堅固彼此之立場，便利彼此之工作；吾人之所以保存之管理之者，乃供給上述種種之參考也。
檔案本身之功用及其現在之功用，乃檔案之第一要義，曆史性質及供他人研究之用者，乃檔案之第二意義也。
至于私人之偶獲檔案，以為古董；及博物院之以檔案為美術品而陳列展覽之用者，更非吾人所謂保管經營檔案重要之意義矣。
因此吾人于保管老檔之法盡量研究外，對現行新檔保管之法，尤特為留意焉。
1.1.3 檔案保管人與檔案保管機關 檔案之本身含有公證二字在内。
公者言其文件曾經多人之參加，證者言其文件在法律上有證明某事之價值也。
因是保管檔案之人及保管檔案之機關，亦須在公務上或法律上有根據，方可真正稱為保管人與保管機關而不影響于檔案之真僞。
譬如餘今作一文，不能稱為檔案，而一借錢契約可以為檔案也。
則試分析此契約，于債權者與債務者之外，必尚有一公證人或擔保人。
否則其錢不還時，各置一詞，即不能解決。
又債權者持此券當然有效，設另一人持此券，則其有效與否，須視債權人與另一人之間有否法定之手續以為斷。
故今所謂檔案保管人，第一須有學術上之資格，方可對于檔案物質上之護持，及人事上之護持，兩方面曲盡其力。
第二須有法律上或地位上之資格，方可護持檔案，不緻為大力者負之而趨，兼以取信于現在及将來。
換言之，即保管人須為保管機關人員之一部分。
至于保管機關之情形，可有種種不同。
然其前後彼此移轉交替之間，必須有法律上之根據，則一也。
考檔案所在之處，有即其處之所制造者，有僅為其處之所有者。
前者稱為制檔者（archivemaking），後者稱為有檔者（archiveowning）。
而此制檔者與有檔者又各有不同：①産生此檔案之行政組織現尚存在進行者；②一新的行政組織繼續進行其同樣之工作者；③其行政組織雖存在作用而其檔案部分已停止作用者；④行政組織及檔案作用均已停頓而合并或轉移檔案于他機關者。
1.1.4 中國過去檔案之大概情形 曆代政府檔案，皆系該代之重要史料，然而大抵須編輯成書，方能流布。
其以散帙原文傳世者，除清代時間距今較近外，極為罕見。
即經編成粗形之官書，迨該代正史出現後，亦多失傳。
如高氏《史略》有《唐二十二朝史錄》，晁、陳二家書目有《元豐廣案》百卷、《嘉祐禦史台記》五十卷、《國朝會要總類》五百八十八卷、明《文淵閣書目》有《經史大典》七百八十一冊、《太常集禮稿》百冊、《大元通利》四十五冊，均未見傳本。
曆代地下之發現，如《汲冢書》，據《晉書·束皙傳》所載，大凡七十五篇，無可稱為檔案者，且皆已亡佚，不可考矣。
敦煌石室所出，據各家所載，亦以寫經為多，間有一二契約官事之文。
安陽龜甲，所述皆當時祭祀禱告之文，可稱為殷商之檔案。
餘尚無特殊之發現也。
[4] 清初内閣檔子房，為存儲檔案之所，并責内閣專司其事。
天聰三年設文館于盛京，十年改文館為内三院，一曰内國史院，一曰内秘書院，一曰内弘文院。
内國史院即專司編纂起居注、實錄等事。
順治二年以翰林官分隸三院，俱改内閣銜，稱内翰林院、内秘書院、内弘文院。
十八年複改内國史院、内秘書院、内弘文院，裁翰林院。
康熙九年仍改内閣，另設翰林院如舊制。
詳見《大清會典·事例卷》十一。
清之内閣，其執掌仍如明代之内閣。
《明史·職官志》謂：“内閣凡上達之诏诰、制書、冊文，下達之題奏、表章、講書、狀文冊、揭帖，皆審署申覆。
”清初檔案，自盛京移入北京，即由内閣編纂保管，曆代不絕。
其一切舊檔，皆在内閣大庫中。
至清宣統年間，内閣大庫樓壞，大學士張之洞奏請以大庫所藏書籍設學部圖書館，其舊檔則主焚銷。
後應學部參事羅振玉之請，罷免焚銷。
民國初年，移于午門曆史博物館。
至于檔冊實錄存貯之所，吾人所知者，有沈陽故宮、北平故宮，及分散于曆史博物館、北京大學、中央研究院曆史語言研究所等處。
[5] 遼甯舊檔，有滿洲實錄，崇谟閣漢文舊檔、滿文老檔等。
北平故宮檔案整理刊行者，有《清太祖努爾哈赤實錄》、《文獻叢編》、《史料旬刊》、《清代文字獄檔》、《清軍機處檔案目錄》等。
其他午門曆史博物館所存檔案，民國十年頃因經費支绌，遂将檔冊八千餘麻袋售于紙商同懋增，以重造紙。
羅氏見之，乃以四千元購之。
後歸江西李盛铎。
民國十八年國立中央研究院以二萬元購回，存于曆史語言研究所。
整理後印有《明清史料》十冊。
尚有清太祖、太宗之實錄、聖訓未印。
餘存于曆史博物院者，蔡元培先生請歸北京大學，設北京大學明清史料研究會整理之。
已整理就緒者，有《清太宗實錄》十六冊、《清太宗聖訓底稿殘本》十六冊、《明季兵部提行彙稿》等。
其間保存者之整理出版者，午門曆史博物館有《滿清入關前與朝鮮交涉之史料》，羅振玉輯有《史料叢刊》等。
[6] 故宮博物院之檔案，據其報告有雲：“檔冊中如乾清宮實錄大庫，皇史宬之清代曆朝實錄、聖訓、起居注，暨南三所硃批、玉旨、留中、奏折、題本，宗人府玉牒，内務府檔案，及軍機處檔案等，約千餘架。
輿圖、畫像及冊寶各千餘件。
明代玉冊尤有存焉。
” 曆史語言研究所之檔案，據其十八年報告有雲：“内閣檔案原為清代内閣大庫所藏。
清内閣在雍乾以前為國家庶政所自出之地，在雍乾以後尤為制诰典冊之府，所存檔案，皆當時構成史迹者自身之叙述。
又清初纂修《明史》及《三朝實錄》，搜集啟、祯兩代案卷。
沈陽陪都舊檔，并為内閣所掌。
清宣統元年大庫室壞，此項檔案由内閣移交學部。
民國二年，教育部設曆史博物館，即将此項檔案移入。
十年，曆史博物館因經費短绌，遂将此項檔案大部較破碎者售出，輾轉為寄居天津之李木齋氏購得。
本所成立之初，即思利用此項史料為研究對象。
十七年十二月，由北京大學教授馬叔平氏介紹，開始與李氏接洽購回，旋議定以一萬八千元為代價。
蓋即李原付價及曆年為此所付之遷移、房租等費。
十八年五月，本所由廣州遷至北平，始預備接收，并勘得曆史博物館午門西翼樓為堆存整理之所。
七月由教育部将該館撥給本院，委托本所管理。
八、九兩月，經編輯員徐中舒率同書記尹煥章将平津兩處檔案陸運，存午門樓上，同時并修理午門東西廊房，購置用具，為整理之預備。
九月底由研究員傅斯年，編輯委員徐中舒并招雇書記六人、工人十九人初步整理。
……此項檔案與北京大學研究所國學會及故宮博物院所存者，其整理工作難易相差甚遠。
大概北京大學所存者，皆内閣檔案中較整齊之案件；故宮博物院所存軍機處檔案，不但整齊，且有目錄可檢。
而此項檔案數量既钜，約十六萬餘斤，由曆史博物館售出時即已破碎，及輾轉遷移之後，更加零亂不堪。
” 清軍機處檔案，乃軍機處所抄錄清代内外章奏及上谕等之存稿也。
先是内外奏章均由内奏事處送呈皇帝閱覽，覽畢交軍機處抄錄副本，将原件發還，所抄之件存方略館，民國成立仍存原處。
迨民國三年，國務院呈請大總統将此項檔案移置于國務院集靈囿。
民國十五年，複由國務院将此項檔案與方略館及楊守敬觀海堂圖書撥歸故宮博物院整理。
……移置景山西大高殿内，計圖書五十五架，檔案大小七十五架，圖書貯于前殿，檔案貯于後殿，移後由院中文獻部整理。
此項兩次搬遷，極為淩亂，乃先按其朝代年月逐件整理。
……計自雍正初年至宣統末年，所有檔冊折包共庋四十九架。
凡檔冊七千九百六十九本，折包三千五百三十五包，約八十餘萬件。
其詳目見《軍機處檔案編年目錄》。
按軍機處舊檔，自雍正以來二百年間，軍事機密，胥具于是。
軍機處事務原屬内閣，自雍正年間設軍機處後，内閣權勢遂衰。
趙翼《簷曝雜記》雲：“軍機處本内閣之分局，國初承前明舊制，機務出納悉關内閣……如唐翰林學士掌内制也……雍正年間，用兵西北兩路，以内閣在太和門外，儤直者多，慮漏洩事機，始設軍需房于隆宗門内。
” 清升平署檔案。
升平署為清代内庭演劇之地，乾嘉時代名曰南府，道光七年始改此名。
此檔原存海鹽朱氏，今歸北平圖書館，都五百三十冊，計十四種。
至德周明泰有《清升平署存檔事例漫抄》（《幾禮居戲曲叢書》第四種）,《燕京學報》第十期有朱希祖《整理升平署檔案記》可參看。
[7] 民國以來仍立都北京，故政府檔案悉存北京。
政府南遷後，北京政府各部檔案，一時未能南移，故各部多設有北平檔案保管處。
今已漸次移京合并整理矣。
近自内政部成立行政效率委員會以來，對于公文函牍力拟改革，故整理檔案之聲日甚。
在《行政效率》半月刊上，關于檔案之文亦時有發表。
皆各就其一部分之情形立論，尚未能有澈通之法也。
1.1.5 西洋檔案之大概情形 西洋各國之檔案管理方法，多較我國進步，故其所存檔案甚多。
即一國一省一城一鎮之檔案，言其詳亦非易事。
茲不過就其大概情形言之。
《大美百科全書》Record—Public下有雲：“古代對于檔案之保存甚鮮注意，惟帝王酋長之行事記載，确曾保存之。
由尼尼微及巴比侖之泥版書（theclaytabletsofNinevehandBabylon）可以見之。
但其中之所記載，多偏于軍旅之行蹤，王朝之炫耀，而法律及影響于公衆之事件則甚少。
然文化進步，法律日繁，制定保藏，于是真正之檔案生焉。
當時之法規布告等，多書于羊皮紙及堅韌耐久之材料上，或榜于通衢（postedinapublicplace），或傳令州縣，以曉谕百姓。
故西曆三百零三年之羅馬法律裱于十二木牌之上，置之公共場所（forum），以展覽之，所謂十二表法（twelvetables）是也。
中古時代法律亦多書于羊皮紙上，存于官廳，惟判
